Введение

1. Понятие, задачи и функции кадровой службы

2. Основы деятельности кадровой службы

2.1 Положение об отделе кадров

2.2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

2.3 Структура и формы кадровой службы

2.4 Нормирование труда работников кадровой службы

3. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства в России

4. Документы кадровой службы

4.1 Трудовой договор

4.2 Приказы по личному составу

4.3 Личная карточка работника

4.4 Трудовая книжка

4.5 Журналы учёта и контроля и внутренняя служебная переписка

Заключение

Список использованной источников

Введение

Тема курсовой работы - «Организация работы кадровой службы».

Кадровая служба - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это кадровая служба. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Это установлено психологами. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.

Актуальность темы обосновывается тем, что от правильной организации деятельности кадровых служб будет зависеть необходимый набор персонала, рациональность подбора и план кадровой стратегии, необходимое количество персонала, чтобы в дальнейшем она смогла бы проводить кадровую политику, не допуская сокращение или увольнение кадров.

Целью данной курсовой работы является анализ организации работы кадровой службы на предприятии.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

выявить задачи и функции кадровой службы предприятия;

изучить и проанализировать нормативные документы, регламентирующие деятельность отдела кадров;

исследовать особенностей кадровой документации.

Объектом для исследования является кадровая служба организации.

Предмет работы - документы регламентирующие работу кадровой службы организации.

Курсовая работа состоит из введения, четырёх глав, заключения, списка использованных источников, приложения.

1. Понятие, задачи и функции кадровой службы

Кадровая служба (служба управления персоналом) - структурное подразделение, уполномоченное осуществлять управление персоналом и организационно-методическое руководство мероприятиями по управлению персоналом, реализуемыми на предприятии.

В настоящее время кадровые службы могут выполнять следующие функции:

·планирование трудовых ресурсов - определение потребности в кадрах в зависимости от стратегии организации, поиск специалистов, создание резерва персонала;

·обеспечение кадрами - отбор кандидатов и отбор персонала из группы резерва;

·организация делопроизводства - составление и оформление кадровых документов (контрактов, приказов, трудовых книжек и др.), организация работы с ними (регистрация, контроль, текущее хранение, номенклатура дел, экспертиза ценности, подготовка и передача на хранение в архив);

·проведение аттестации сотрудников организации;

·подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров;

·анализ движения и текучести кадров;

·выявление социальной напряжённости в коллективе и снятие её;

·координация работы по стабилизации условий труда и соблюдению мер безопасности;

·управление дисциплиной.

В последние годы предлагается в функции кадровой службы включить организацию оплаты труда, подразумевающую аттестацию рабочих мест, определение структуры оплаты труда и структуры льгот, системы показателей труда, анализ рынка труда.

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:

.Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

·прием работников на предприятие;

·учет работников;

·увольнение работников;

·работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).

2. Планово-регулятивное направление:

·подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;

·расстановка работников предприятия;

·перемещение работников предприятия;

·становление в должности и адаптация работников.

3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:

·изучение работников;

·оценка работы работников;

·аналитическая работа;

·подготовка отчетов.

4. Координационно-информационное направление:

·профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;

·организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);

·работа с письменными обращениями работников предприятия;

·архивная и справочная работа.

5. Организационно-методическое направление:

·документирование деятельности работников предприятия;

·кадровая работа в подразделениях предприятия;

·планирование кадровой работы;

·руководство кадровой работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:

·размеры организации;

·направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);

·стратегические цели организации;

·стадия развития организации;

·численность персонала;

·приоритетные задачи работы с персоналом.

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:

·эффективность подбора и расстановки сотрудников;

·справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;

·продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;

·быстрое и эффективное решение личных проблем.

Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.

В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа:

·анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала;

·тестирование;

·планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации - системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.

Исходя из данной главы мы можем отметить, кадровая служба это обязательное звено организации предприятия и задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности предприятия. А так же правильная организация кадрового делопроизводства является залогом процветания предприятия, но работа кадровой службы не ограничивается учётом и статистикой, так как она является основой для анализа, планирования потенциала предприятия.

2. Основы деятельности кадровой службы

1 Положение об отделе кадров

Одним из первых этапов в организации работы предприятия является составление положения об отделе кадров. Он заключает в себя задачи, функции, права и обязанности персонала организации.

·Положение об отделе кадров включает в себя несколько разделов:

·общие положения;

·задачи;

·структура;

·функции;

·взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

·права;

·ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается подчиненность отдела кадров директору предприятия.

В разделе «Задачи» содержатся четко сформулированные направления деятельности отдела, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указывается порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, направления работы и закрепленные подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы:

·разработка планов комплектования кадров;

·оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

·учет личного состава предприятия;

·хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

·контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

·изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

·анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

·создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

·работа по созданию резерва на выдвижение;

·подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

·подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

·подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

·принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

·осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

·организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

·ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержится перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От других подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении кадров, изменении правил трудового распорядка, сведения по вопросам трудовой дисциплины.

В разделе «Права» указаны основные полномочия отдела кадров:

·право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;

·право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

·право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

·право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая установлена должностными инструкциями.

2.2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

Должностная инструкция работника отдела кадров, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда РФ от 9.02.2004 № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» состоит из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

·руководство работой отдела;

·обеспечение выполнения работ;

·разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

·обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

·проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

·обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

·создание условий для повышения квалификации персонала;

·контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;

·внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

·обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

·постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

·основы экономики, организации труда и управления;

·правила внутреннего трудового распорядка;

·правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют требования к квалификации для установления заработной платы. Например, наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.

Как правило в штатном расписание отдела кадров есть следующие должности: начальник отдела кадров; инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам и другие.

2.3 Структура и формы кадровой службы

Организационные формы кадровой службы могут быть следующими:

·управление кадров;

·управление персоналом;

·отдел кадров;

·отдел персонала;

·кадровый центр.

Делопроизводство в кадровой службе может вести один человек - инспектор (менеджер) по кадрам или секретарь руководителя.

При выборе организационной формы кадровой службы руководитель должен понимать, что его решение определяется штатной численностью организации.

В зависимости от числа сотрудников организации можно условно разделить на три категории:

)Крупные, когда в организации работает несколько сотен (тысяч) сотрудников;

)Средние, когда состав работающих не превышает трехсот человек;

)Небольшие, состоящие из нескольких сотрудников.

В крупных организациях, особенно в тех, которые имеют дочерние организации в регионах России, рекомендуется создавать управление кадров, управление персоналом, а средних - отделы кадров. В небольших организациях работа с документацией по личному составу может быть возложена на инспекторов (менеджеров) по кадрам или на секретарей руководителя. В этом случае выполнение этой функции должно быть отражено в должностной инструкции инспектора или секретаря.

Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от ряда факторов, основными из которых являются:

отраслевая принадлежность предприятия;

место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);

уровень централизации управления;

тип предприятия (локальная компания, холдинг);

определяющие экономические показатели;

количество работников предприятия;

концепция управления персоналом;

кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);

состояние регионального рынка труда;

наличие региональной образовательной инфраструктуры;

пол и возраст работников;

технологические особенности производства;

уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.

В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

·самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;

·выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;

·выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала, в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.

Рисунок 1- Структура кадровой службы предприятия

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

2)копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

)копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;

)сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

·требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;

·принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;

·взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;

·требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

2.4 Нормирование труда работников кадровой службы

Работникам кадровых служб, как и работникам других структурных подразделений организации, ТК РФ гарантирует:

·государственное содействие системной организации нормирования труда;

·применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учётом мнения выборного профсоюзного органа или устанавливаемых в коллективном договоре.

Нормирование труда (нормы труда) - это нормы выработки, времени, обслуживания. Они устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологий, организации производства и труда. Работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. В ТК РФ (ст. 159, 160, 163) определено, что относится к таким условиям:

·исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;

·своевременное обеспечение технической и и иной необходимой для работы документацией;

·надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;

·условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.

Нормы выработки для каждого сотрудника кадровой службы, в соответствии с его должностными обязанностями, а также численный состав сотрудников кадровой службы можно рассчитать, используя «Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров».

В этой главе мы выяснили, что основы деятельности кадровой службы заключается в организованной работе сотрудников предприятия и в том числе сотрудников кадровой службы. Обозначили функции, за которые отвечает служба персонала и взаимоотношения с другими подразделениями в организации. Так же мы ознакомились с иерархией в кадровой службе.

3. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства в России

Таблица 1 - Акты регулирующие порядок работы с кадровыми документами:

№ п/п.Название документа и дата его утвержденияПолезная информация для работника кадровой службы1Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Принят Государственной Думой РФ 21 декабря 2001 г.ТК РФ в области документирования: - Устанавливает обязательность применения ряда правовых актов; правил внутреннего трудового распорядка,графика отпусков и др. (ст. 123, 190 и др.). - Определяет документы, которыми документируются кадровые процедуры: приём, перевод, расторжение трудового договора,отпуска, поощрения и взыскания работников (ст. 67, 68, 84 и др.). - Устанавливает сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними работников 9ст. 14, 67, 68) - Вводит обязательность разработки документов, которые должны регламентировать порядок передачи персональных данных работников (ст. 88). - Устанавливает порядок согласования документов или учёта мнения представительного органа (ст. 8, 136, 190 и др.).2Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609)Закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает обязательность предоставления информации государственным органам. Статья 5. Документирование информации Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Статья 15. Обязанности и ответственность владельца информационных ресурсов Владелец информационных ресурсов несёт юридическую ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.3Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50)Определяют обязанности обществ по хранению документов и их составу. Закон устанавливает не только обязательность хранения документов по месту нахождения его исполнительского органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочениедокументов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».4Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках». Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»Устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Устанавливает форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, а также общий порядок их ведения.5Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённая Федеральной архивной службой России 27 ноября 2000 г.Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения. Может быть использована в коммерческих организациях для разработки внутренней инструкции по делопроизводству.6Альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. НИПИ статинформ Госкомстата России, 2004.Унифицированные формы первичной учётной документации распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда - на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.7Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Росархив. 2000.Содержит перечень практически всех возможных реорганизации документов, с указанием их сроков хранения.8ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».Носит рекомендательный характер. Определяет общие требования к оформлению документов и составу их реквизитов9Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.Основной документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения.10Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОК ПДТР).Он позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе.11Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-93 (ОКСО).Предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки.12Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН).Используется при оформлении анкет, личных листков, личной карточки Т2 и других учётных форм. Заполнение сведений о возрасте, гражданстве, национальности, языках народов РФ и иностранных языках, степени знания языков, состояния в браке и др. должно соответствовать формулировкам, включённым в классификатор.13Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.Создаёт основу для разработки должностных инструкций.14Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров.Срок его действия - до 1996 г., тем не менее может быть использован в качестве методической базы для расчёта необходимой численности сотрудников отдела кадров. Это своего рода методическое пособие по определению затрат рабочего времени на работы, выполняемые кадровой службой. Также служит для обоснования численности работников кадровой службы. Кроме того, в нём содержатся перечисление всех необходимых операций по документированию, излагается последовательность работы с документами, устанавливается технология регистрации документов, порядок их хранения. Содержит рекомендуемые формы по комплектованию и учёту кадров, в том числе журналы регистрации военнообязанных.15Постановление ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/ПС об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.Определяет порядок хранения и уничтожения документов в акционерных обществах.16Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. Определяет порядок получения, хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников (в том числе).

Некоторые из указанных документов распространяются на государственные и бюджетные организации, но при отсутствии нормативной базы рекомендованы к использованию в коммерческих организациях и могут быть использованы в качестве методической помощи в подготовке локальных актов организации.

После процесса ознакомления с нормативными актами, регулирующими вопросы кадрового делопроизводства в России, я могу сделать вывод о том, что количество данных актов вполне достаточно для скоординированной работы организации кадровой службы.

кадровый делопроизводство учет служебный

4. Документы кадровой службы

Деятельность кадровой службы организации - неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления. Существует определенная нормативно-методическая база, регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.

Под понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности кадровой службы: персональные и учетные документы, организационно-распорядительные, плановые и отчетно-статистические. Кадровая документация является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения.

Документы кадровой службы подразделяются на следующие категории:

·Документация по личному составу (создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.).

·Распорядительные документы (к этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы).

·Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника (назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж).

·Информационно-расчетные документы (ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью).

Так же важно знать о том, что в настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

трудовой договор;

№ Т-1 - приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

№ Т-1а - приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

№ Т-2 - личная карточка работника;

№ Т-2ГС (МС) - личная карточка государственного (муниципального) служащего;

№ Т-3 - штатное расписание;

№ Т-4 - учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

№ Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

№ Т-5а - приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

№ Т-6 -приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-6а - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

№ Т-7 - график отпусков»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

№ Т-8а - приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 - приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

№ Т-9а - приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

№ Т-10 - командировочное удостоверение;

№ Т-10а - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

№ Т-11 - приказ (распоряжение) о поощрении работника;

№ Т-11а - приказ (распоряжение) о поощрении работников;

№ Т-12 - табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

№ Т-13 - табель учета рабочего времени;

№ Т-49 -расчетно-платежная ведомость;

№ Т-51 - расчетная ведомость;

№ Т-53 - платежная ведомость;

№ Т-53а - журнал регистрации платежных ведомостей;

№ Т-54 - лицевой счет;

№ Т-54а - лицевой счет (свт);

№ Т-60 - записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-61 - записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

№ Т-73 - акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

4.1 Трудовой договор

Трудовой договор заключается в письменной форме между работником и администрацией в лице руководителя предприятия и содержит основные реквизиты:

название документа;

место составления;

Договор составляется в двух экземплярах, один остается у предприятия, а второй отдается работнику.

4.2 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу - это важнейший документ, который составляется в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков, командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение личных данных; поощрения и наложения взысканий.

Оформления приказов по личному составу происходит на основе письменного обоснования (например: заявление работника, свидетельство о браке, свидетельствующее об изменении фамилии работника, докладная записка)

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется от руки или на бланке организации. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), текст, личная подпись, расшифровка подписи. Далее на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении в дело.

Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части (глагола «Приказываю»). Кадровые приказы начинаются с распорядительного действия. Принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск.

Различают индивидуальные и сводные приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают. В сводных приказах не должно быть информации с разными сроками хранения. Желательно выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании, имеющих краткий срок хранения. В индивидуальном порядке оформляются приказы о поощрениях и наказаниях.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

При приеме на работу устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка) и, при необходимости, условия приема: временно, с испытательным сроком.

При переводе на другую работу указывается новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода (в соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда.

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях, наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа должен заканчиваться ссылкой на письменное основание распорядительного действия.

Приказы по личному составу, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя.

Проект приказа по личному составу согласовывается с должностными лицами, такими как: главным бухгалтером, с руководителями структурных подразделений, юрисконсультом.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются. В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. В связи с различием в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его от приказа по основной деятельности).

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) заносятся в трудовые книжки.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых является обязательным для всех организаций. (Приложение №1)

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. (Приложение №2)

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании этого приказа отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков. (Приложение №3)

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

4.3 Личная карточка работника

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется в одном экземпляре на основании документов (Приложение №4):

паспорта;

военного билета;

трудовой книжки;

на основании опроса работника.

Свободные строки могут заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Так же в разделе 1 указываются названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

При заполнении раздела 2 записывается военная служба с указанием должности.

В разделе 3 с каждой записью, вносимой на основании приказа, администрация обязана ознакомить работника под расписку.

При заполнении раздела 4 «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются:

·дата прохождения аттестации;

·решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации»;

Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.

В разделе 5 «Повышение квалификации» указываются:

·даты начала и окончания обучения;

·вид повышения квалификации;

·наименование учебного заведения, факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве, курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);

·вид документа (свидетельство, удостоверение);

·графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

Аналогичным образом в раздел 6 вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении раздела 7 «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

В разделе 8 «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

В разделе 9 «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику ФЗ, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации.

Раздел 10 «Дополнительные сведения» заполняются в необходимых случаях:

·сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания);

·сведения о работающем инвалиде с указанием справки, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;

·заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел XI основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

4.4 Трудовая книжка

Согласно ст.66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации сведения о нём отражаются в этом документе. (Приложение №5)

Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» утверждена форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.

Согласно этим правилам работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель-физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Для пресечения использования поддельных трудовых книжек, Правительство РФ обязало Министерство финансов РФ утвердить порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, а работодателей обеспечить учет трудовых книжек, также бланков трудовой книжки и вкладыша.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

·о работнике;

·о выполняемой им работе;

·о переводах на другую постоянную работу;

·об увольнении работника;

·основания прекращения трудового договора;

·о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы на основании подтверждающего документа.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания приказа, но не позднее недельного срока, при увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны соответствовать тексту приказа. Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или федерального закона и ссылкой на соответствующие статью, пункт.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется титульный лист, содержащий сведения о работнике. Фамилия, имя и отчество и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - среднее, среднее специальное или высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена на основании соответствующих документов.

Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации, на котором впервые заполняется трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о заключении или расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества.) и со ссылкой на номер и дату документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и записываются новые данные.

Записи производятся аккуратно, шариковой ручкой, пастой черного, синего или фиолетового цвета.

В случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку или вкладыш, о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация организации обязана ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

При увольнении работника все записи о работе, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия. Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

4.5 Журналы учёта и контроля и внутренняя служебная переписка

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:

·журнал регистрации трудовых договоров;

·журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

·журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

·журнал регистрации приказов о командировках работников;

·журнал регистрации командировочных удостоверений;

·журнал регистрации служебных заданий;

·журнал регистрации локальных нормативных актов;

·книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

·приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

·журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

·журнал выдачи справок по личному составу;

·журнал учета больничных листов;

·журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы).

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.

Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

В этой главе была проведена работа по ознакомлению с документами кадровой службы, так же проведен анализ и описание данных документов.

Заключение

От обеспеченности организаций трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ. Поэтому так важна та роль, которую выполняет кадровая служба в организации.

Одна из важнейших функций организации работы кадровой службы - функция учета документов, регламентирующих осуществление всех задач, стоящих перед менеджерами по персоналу.

Проблема работы с электронной информацией становится актуальной. Поэтому первым шагом в целях совершенствования службы кадров является внедрение информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов.

Залог успеха организации - эффективный персонал, поэтому востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом, решает все организационные вопросы.

На сегодняшний день отделу кадров важно не только правильно заполнять кадровую документацию, но и добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше.

В результате работы были выполнены следующие задачи: выявление сущности кадровой службы предприятия; изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров; исследование особенностей кадровой документации.

После выполнения задач была достигнута следующая цель: анализ организации работы кадровой службы на предприятии.

Список использованной источников

кадровый делопроизводство служебный

1.Конституция Российской Федерации - М.: Юристъ,2005.- 63с.

2.Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 1 сентября 2007 года. - М.: Эксмо, 2007. -272с.

Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №229. Редактирован от 17.12.2007.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»

Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе - М.:ИНФРА-М, 2001. - 35 с.

Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования. - М.: Издательский дом «Академия», 2007. -189с.

Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. - М.: Эксмо,2007. -304стр.

Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., отредактированное. - М.: ОМЕГА-Л, 2006. -58с.

Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. - М.: ИНФРА-М,2006. -101с.

Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство - М.: Книга Сервис,2006. -144с.

Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. - изд. 2-е, переработанное и дополненное. - М.:Издательство «Альфа-Пресс». 2008. - 304 с.

Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. - М.: М ЦФР,2003. -98с.

Кадровая служба //Википедия, Свободная энциклопедия

Кадровое делопроизводство //Siriniti. 2014г.

15.Личная карточка работника Т-2 //Кадровые вопросы.

Методические материалы //Деловой мир.2014 г.

Форма Т-5 «Приказ о переводе работника на другую должность» //HRMaximum

Персонал организации как объект управления //ORGTM.ru. 2012г.

Сайт по кадровому делопроизводству //2013г.

Трудовые ресурсы //Начальные материалы онлайн. 2014г.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Уральский государственный университет им.А.М. Горького

Исторический факультет

Отделение архивоведения, документоведения

и информационно-правового обеспечения управления

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СОВРЕМЕННОЙ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

(на примере ООО «Строитель»)

Дипломная работа студентки 5 курса

г. Каменска-Уральского

специальность:

документоведение и ДОУ

Пысиной Ольги Геннадьевны

Научный руководитель:

Цеменкова Светлана Ивановна

Екатеринбург, 2008

Введение. 3

1. Организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель» 11

§ 1.1. Краткая история ООО «Строитель». 13

§ 1.2. Структура, функции и сотрудники кадровой службы.. 16

2. Документирование кадровой деятельности. 20

§ 2.1. Основные виды документов, использующиеся в деятельности кадровой службы ООО «Строитель». 20

§ 2.2. Оформление кадровых документов. 28

Оформление пенсии. 41

Оформление документов при увольнении. 44

§ 2.3. Работа с исходящими и входящими документами. 46

§ 2.4. Формирование дел в организации. 50

§ 2.5. Хранение документов кадровой службы.. 54

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Отдел кадров ООО «Строитель» представляет собой самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации и менеджеру по персоналу. В зависимости от кадрового потенциала изменяется структура и численный состав самой кадровой службы.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется на виде разного рода документов.

Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Управление документации становится одним из главных факторов конкурентоспособности предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания. Правильно организованное управление делами снижет время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Рационализации документационного обеспечения управления в ООО «Строитель» необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Принцип работы по информационно – документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Они могут выполняться вручную, с помощью средств механизации или эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлеклись от главных производственных целей предприятия.

Кадровая документация, фиксирующая трудовые отношения работника с работодателем, подтверждающая его заработную плату или стаж, зачастую ведется с нарушениями действующего законодательства. Ошибки в ведении документации не только выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением трудового кодекса РФ.

Ошибки, допускаемые при оформлении трудовых отношений, чаще всего связаны с неподготовленностью руководителей к решению правовых и юридических вопросов.

Цель дипломной работы – изучить организацию работы кадровой службы в ООО «Строитель».

Таким образом, основными задачами дипломной работы являются:

Рассмотреть историю развития ООО «Строитель»;

Изучить структуру и функции кадровой службы данной организации;

Проанализировать работу кадровой службы в области документирования;

Предложить методы усовершенствования службы кадров ООО «Строитель».

нормативные и законодательные акты:

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Содержащиеся в личном деле данные должны быть конфиденциальны, персональные данные работника должны быть защищены.

2. Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». В этой инструкции указаны правила по ведения и заполнению трудовых книжек.

4. Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты».

5. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Данный стандарт устанавливает: состав

реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536

1. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов. Не все руководители организаций понимают роль и значение архивов в нашей жизни. А ведь в архивах хранятся документы, свидетельствующие об истории деятельности организации на различных этапах развития нашего общества. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу организации, где содержатся сведения о трудовом стаже и заработной плате работников. О том, какие требования предъявляются к обеспечению сохранности архивных документов и в чем заключаются меры по созданию оптимальных условий их хранения, идет речь в данной статье.

С.Г. РАДЬКО ,
канд. техн. наук, ст. преп. кафедры экономики и менеджмента, Московского государственного университета дизайна и технологии.
А.И. АФАНАСЬЕВА ,
канд. техн. наук, доц. кафедры экономики и менеджмента, Московского государственного университета дизайна и технологии.

Формирование системы управления персоналом
Пример реорганизации кадровой службы предприятия

В условиях постоянно меняющегося положения на рынке рабочей силы предприятиям целесообразно иметь инструмент, позволяющий грамотно управлять кадрами и принимать управленческие решения по использованию потенциала работников в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями. Одной из наиболее значимых проблем для любой управленческой структуры является определение численности управленческого персонала, т. к. последняя существенно влияет на эффективность его функционирования.

В отечественной практике управления предприятия и организации самостоятельно определяют численность персонала, необходимую для осуществления трудовых обязанностей, т. к. существующие методы по расчету этого показателя не носят обязательного характера.

Решение задачи совершенствования управления кадрами на предприятии невозможно без формирования системы управления персоналом (СУП), позволяющей обеспечивать предприятие кадровым составом с требуемым для эффективной производственной деятельности качественным и количественным уровнем. При этом само понятие “управление персоналом” подразумевает широкий спектр функциональных обязанностей, накладываемых на кадровую службу.

Основной задачей кадровой службы на предприятии является создание системы управления персоналом, ориентированной на выполнение всех основных функций, присущих управлению кадрами. К ним относятся:

формирование СУП, учитывающей кадровые особенности предприятия;

планирование кадровой деятельности;

оценка кадрового потенциала;

определение потребности в кадрах;

содействие адаптации работников;

профессиональное обучение, переподготовка и повышение квалификации работников;

деловая карьера;

набор и отбор кадров и т. д.

Выполнение перечисленных функций возможно только при наличии необходимых специалистов, следовательно, должна быть разработана штатная структура с указанием выполняемых сотрудниками функций.

Отдел кадров должен получить организационный статус методического, информационного и координирующего центра кадровой работы на предприятии. При этом должны быть выполнены следующие виды работ:

составление перечня функций, выполняемых службой кадров;

расчет суммарной трудоемкости функций службы;

определение нормы численности сотрудников службы кадров;

выработка уточненного перечня функций, выполняемых реорганизуемой кадровой службой (РКС);

расчет суммарной трудоемкости выполняемых трудовых функций РКС;

формирование структуры функциональных ролей работников РКС;

расчет трудоемкости выполнения функций каждого сотрудника РКС;

расчет нормы численности сотрудников РКС с распределением по должностям;

определение штатной структуры РКС.

На предприятиях легкой промышленности кадровая служба, как правило, состоит из одного структурного подразделения – отдела кадров.

Рассмотрим пример реорганизации кадровой службы на одном из предприятий легкой промышленности.
Штатным расписанием в отделе кадров предусмотрены две должности: начальник отдела кадров и ведущий специалист. Фактически укомплектована одна должность – начальника отдела кадров, при этом рабочее место специалиста не оборудовано компьютерной техникой и все трудовые функции выполняются вручную.
На начальном этапе реорганизации кадровой службы с использованием фотографии рабочего времени и экспертных оценок был составлен перечень основных функций, выполняемых существующим отделом кадров, и определена трудоемкость их выполнения в год. Фрагмент расчета трудоемкости функций, выполняемых отделом кадров, приведен в табл. 1.

Таблица 1

Расчет норматива численности сотрудников отдела кадров на предприятии легкой промышленности (фрагмент методики расчета)

Выделение трудовых функций осуществлялось с учетом фактора интенсивности, являющегося характеристикой трудовой функции и основой для присвоения балльной оценки. При проведении экспертного анализа использовалась 100-балльная шкала.

Численность сотрудников отдела кадров рассчитывается как отношение суммарной трудоемкости выполняемых трудовых функций к величине полезного годового фонда рабочего времени:

Ч о.к. = Te общ /Ф год.1 раб.

где, Ч о.к. – численность сотрудников отдела кадров;
Те общ. – суммарная трудоемкость выполняемых трудовых функций;
Ф год.1 раб. – величина полезного годового фонда рабочего времени.

В соответствии с полученными данными количество штатных должностей соответствует рассчитанной норме численности, хотя фактически отдел кадров не укомплектован. Таким образом, установлен переизбыток трудовых функций, выполняемых начальником отдела кадров.

Построение качественно новой системы управления персоналом проводится по результатам анализа существующей системы управления. Совершенствование методов оценки качества трудовой деятельности работников обусловлено необходимостью повышения качества управления. Оценка деловых качеств работников в значительной мере субъективна, что затрудняет установление норм труда, в полной мере соответствующих знаниям и навыкам работников. В связи с этим повышение квалификации сотрудников структурных подразделений, занимающихся кадровым обеспечением, предполагает непрерывное ознакомление с работами в сфере управления персоналом.

При реорганизации существующей системы управления персоналом целесообразно составить перечень функций всех или ограниченного круга сотрудников существующей системы управления. Имеющийся перечень функций дополняется, строится структура функциональных ролей, трудовые функции представляются в штатных должностях, рассчитываются нормативы численности по каждой должности. Если выделение функций существующей системы управления признается нецелесообразным, составляется только перечень функций РКС.

Отсутствие системы управления персоналом на предприятии является причиной ряда проблем:

низкая производительность труда (т. к. не выполняются в полном объеме функции обучения, переподготовки, повышения квалификации) и соответственно неэффективное использование рабочего времени (т. к. плохо поставлена функция планирования и оптимизации использования рабочего времени);

большая текучесть кадров (вследствие отсутствия должного материального стимулирования);

низкая инициативность персонала (т. к. не ведется моральное стимулирование сотрудников).

Система управления персоналом наделена гораздо более значительным объемом функций, чем традиционный отдел кадров. Это обусловливает существенное увеличение необходимых для выполнения всей номенклатуры функций затрат времени и требует расширения штата кадровой службы.

На основе проведенного анализа работы по управлению персоналом на предприятии были определены виды функций и установлены их трудоемкости. Перспективная структура кадровой службы на предприятии представлена на рисунке.

Перспективная структура кадровой службы на предприятии

Фрагмент расчета нормативов численности и содержание функциональных обязанностей сотрудников РКС представлены в табл. 2.

Таблица 2

Расчет норматива численности сотрудников реорганизуемой кадровой службы

Структура функциональных ролей реорганизованной кадровой службы показывает, что в отделе кадров должна быть заполнена недостающая вакансия ведущего специалиста.

Суммарная трудоемкость выполняемых трудовых функций РКС составляет 5578,1 ч. В этом случае численность сотрудников отдела кадров равна:
Ч о.к. = 5578,1/1920 = 2,9,
где 1920 ч – полезный годовой фонд рабочего времени.

Кадровая служба реорганизуется таким образом, чтобы перечень существующих должностей действующей системы управления персоналом сокращался путем перегруппировки функциональных ролей ее сотрудников. Реорганизация кадровой службы повышает качество управления персоналом за счет:

сокращения должностей, дублирующих функции друг друга;

определения трудовых функций, не предусмотренных существующей системой управления кадрами, но необходимых для осуществления эффективного функционирования СУП;

определения трудовых функций, существующих в функционирующей системе управления, но не в полной мере выполняемых вследствие неудачной организации управления (например, из-за отсутствия предусмотренных штатным расписанием работников, недостаточной квалификации сотрудников, дублирования функций сотрудников и т. д.).

Руководство предприятия должно оценить сложность решения проблемы совершенствования кадровой службы с учетом существующих материальных и организационных возможностей. Выполнение данной задачи осуществляется в следующих направлениях:

разработка проектов организационно-распорядительных документов по вводу в действие системы управления персоналом;

анализ функциональной структуры СУП и внесение в нее изменений и дополнений.

Выделение и сведение воедино частных подходов и методик по вопросам управления персоналом и определения его численности является одним из приоритетов в сфере управления кадрами. Изложенный подход к построению эффективной системы управления персоналом позволяет сформировать концепцию кадровой службы как организационно-функциональной единицы, отвечающей всем основным требованиям, предъявляемым к ней.

28.01.2009 Расчет численности персонала (в вопросах и ответах)

Распределение обязанностей между работниками и разработка должностных инструкций - разные стороны одной медали. Часто возникают вопросы о количестве работников на предприятии. Ведь нет однозначного ответа на вопрос, что лучше: чтобы один работник выполнял обязанности нескольких, сочетая разные должности, или несколько работников отвечали только за выполнение своих обязанностей, не выходя за рамки должности. В любом случае на практике мы сталкиваемся с разными ситуациями…

Сколько человек должно быть в штате, чтобы работу кадровика мог выполнять секретарь? Сколько кадровиков должно быть в организации со штатом 100, 500 и больше 1000 человек? Регулируются ли законодательством эти вопросы?

На основании пункта 3 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины (далее - ХК) предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

При определении предприятием, учреждением, организацией (далее - предприятие) численности необходимых работников или соответствующих специалистов учитываются производственный и технологический циклы (где имеется производство), выполняемые работы или предоставляемые услуги с учетом перспектив развития предприятия, численность наемных работников, а также цели и задачи, стоящие перед предприятием. Исходя из этого, собственник или уполномоченный им орган самостоятельно или совместно с отделом труда и заработной платы (ОТиЗ), если такой имеется в организационной структуре управления предприятием, рассчитывает необходимое количество специалистов для эффективного и качественного выполнения поставленных задач. Многие предприятия, где нет ОТиЗ, достигают эффективной численности наемных работников путем проб и ошибок.

В Украине действуют Межотраслевые нормативы численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров (далее - нормативы), утвержденные приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 18 декабря 2003 года № 341 (далее - Приказ № 341). Данные нормативы предусмотрены для специалистов кадровой службы, которые выполняют работы не только по учету кадров, но и заняты подбором кадров, расстановкой и повышением их квалификации (переподготовкой) работников. Межотраслевые нормативы предусмотрены для определения численности работников отдела кадров или другой кадровой службы, поэтому их рекомендуется учитывать при составлении штатного расписания предприятия.

Указанные нормативы расчета численности содержат подготовительно-заключительное время, время на обслуживание рабочего места, время отдыха и личные потребности, включая физические паузы, в объеме 10% от оперативного времени. Приведенные нормы установлены на выполнение работ одним работником в человеко-часах для выполнения единицы объема работ (один отчет, одна заявка, одна ведомость, одна вакансия и т. д.). Если на предприятии необходимо произвести расчет количества работников отдела кадров, занятых только учетом кадров , по мнению автора, работодатель может самостоятельно определить численность работников кадровой службы. Такое право ему дано пунктом 3 статьи 64 ХК.

При определении количества специалистов отдела кадров (кадровой службы), следует также учитывать общую численность работников предприятия, количество структурных подразделений на предприятии, объем работ, выполняемых на персональных компьютерах (ПЭВМ), численность военнообязанных и лиц допризывной молодежи, а также интенсивность движения кадров.

Функции, права и обязанности структурных подразделений в соответствии с пунктом 2 статьи 64 ХК предприятия определяются положениями о них, которые утверждаются в порядке, определенном уставом предприятия или другими учредительными документами. Кроме структурных подразделений, предприятие согласно пункту 4 статьи 64 ХК имеет право создавать филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения. Такие обособленные подразделения не имеют статуса юридического лица и действуют на основании положения о них, утвержденного предприятием. Однако кадровый документооборот этих обособленных подразделений может осуществляться через головное подразделение, что оговаривается в положениях о подразделениях.

При незначительной численности наемных работников (а иногда и при их значительной численности) собственник или уполномоченный им орган может возложить на секретаря с его согласия исполнение обязанностей по кадровому учету и делопроизводству. При этом учитывается фактор целесообразности и эффективности выполнения такой работы.

Секретарю, выполняющему работу кадровой службы, необходимо знать следующее.

Основными обязанностями работников (приложение 1 ), занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, являются:

обеспечение предприятия количественным и качественным составом руководителей, специалистов, технических служащих и работников соответствующих специальностей и квалификаций, их эффективного использования;

обеспечение переподготовки и повышения квалификации руководителей, специалистов, технических служащих и работников;

составление резерва кадров;

организация периодической аттестации работников;

оформление приема, перевода и увольнения работников;

ведение учета личного состава предприятия;

предоставление справок о трудовой деятельности, составление графика и оформление отпусков;

оформление листов временной нетрудоспособности;

сохранение и заполнение трудовых книжек работников;

подготовка документов для назначения пенсии работникам;

составление отчетности по вопросам труда;

разработка режима труда и отдыха;

осуществление контроля за выполнением работниками подразделений приказов, распоряжений по вопросам работы с кадрами;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины, разработка мер по снижению потерь рабочего времени и т. д.

3423	Инспектор по кадрам

3439	Инспектор по учету и бронированию военнообязанных

Ответственность за организацию подбора, расстановки, повышения квалификации (переподготовки) и учета кадров на предприятии возложена на собственника предприятия или уполномоченный орган, который осуществляет руководство предприятием.

Нормативы численности работников кадровых служб согласно Приказу № 341 разработаны в зависимости от трудоемкости типового состава выполняемых работ и рассчитаны в зависимости от факторов, имеющих наибольшее влияние на их величину. Нормативная численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, рассчитывается в следующей последовательности:

определяются величины факторов, влияющих на численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров;

определяются величины поправочных коэффициентов, которые применяются в расчете общей нормативной численности;

рассчитывается общая нормативная численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров.

На основании Норматива (приложение 2 ) при общей численности наемных работников предприятия 100 человек и при количестве 20 структурных подразделений численность кадровых работников составляет 0,9 чел., если наемных работников 200 чел. - кадровых работников - 1,3 чел., при 500 - соответственно - 2,3. При численности наемных работников 1000 человек и при количестве 20 структурных подразделений предприятию необходимо 3,4 единицы кадровых работников.

Приложение 2 Выдержка из Общей части Межотраслевых нормативов численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров ПРИМЕРЫ РАСЧЕТА нормативной численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров Пример Общая численность работников на предприятии, Р з = 1500 чел. Количество структурных подразделений на предприятии, N = 19 ед. Удельный вес работ, выполняемых на ПЭВМ, - 25% Удельный вес численности военнообязанных к общей численности работников - 6% Интенсивность движения кадров - 26% Расчет Общая нормативная численность работников (Н з ), занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, определяется по формуле: Н з = Н х К к х К в х К 1 Определяется нормативная численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров (Н ) по карте 16, лист 1 Норматива*. Н = 4,3 чел. при Р з = 1500 чел. и N = 19 ед. Определяется поправочный коэффициент (К к ), который учитывает удельный объем работ, выполняемых на ПЭВМ. При условии, что на ПЭВМ выполняется 25%, то К к = 1,0 (карта 16, лист 2 Норматива). К к , который учитывает удельный объем работ, связанный с военнообязанными на предприятии. При условии, что удельный объем численности военнообязанных к общей численности работников составляет 6%, то К в = 0,95 (карта 16, лист 3 Норматива). Определяется поправочный коэффициент К 1 , который учитывает интенсивность движения кадров. При условии, что удельный объем численности принятых (уволенных) граждан к общей численности работающих на предприятии составляет 26%, то К 1 = 1,05 (карта 16, лист 3 Норматива). Таким образом, общий норматив численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, составляет: Н ч = 4,3 х 1,0 х 0,95 х 1,05 = 4,28 чел. Принимается 4 человека ____________ * «Нормативная часть» Межотраслевых нормативов численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, состоит из нормативов (Норм времени) с указанием их наименования, номера карты, номера листа и общего количества листов норматива (прим. ред. ).

Исходя из требований законодательства, по мнению автора, собственнику или уполномоченному им органу следует подумать о принятии соответствующих специалистов, нежели возлагать данные функции на секретаря.

Евгения Володовская
Источник: Кадровое дело

Этот вопрос часто задают себе руководители организаций и работники кадровых служб. Вопрос действительно не праздный! Сколько нужно специалистов по учету кадров, чтобы работа была поставлена на высоте? Как избежать лишних затрат на персонал? На эти вопросы нам поможет ответить нормирование труда. Сегодня мы вместе попробуем разобраться, что же это такое, какие задачи нормирование решает в рациональной организации труда работников компании, какова правовая основа нормирования, какие нормативы существуют для расчета численности кадровой службы и как их применять на практике.

Одним из основных средств обеспечения экономической стабильности любой компании, способствующим ее выживанию в конкурентной борьбе, является сокращение затрат и минимизация издержек. Специалисты отмечают, что одним из путей достижения этой цели является внедрение и совершенствование нормирования труда , за счет которого может быть получен не только ощутимый экономический, но и значительный социальный эффект.

Однако к пониманию этого пришли далеко не все компании. Как показывает практика, нормирование труда как элемент системы управления персоналом, позволяющий, в частности, оптимизировать его численный и профессиональный состав, далеко не всегда используется даже для расчета численности сотрудников службы кадров.

Методы нормирования труда

Основные методы нормирования труда представлены на схеме. Опытно-статистический метод не считается научно обоснованным и применяется редко. Чаще всего для нормирования труда кадровиков применяется аналитически-исследовательский метод, который позволяет значительно сократить трудоемкость разработки норм и обеспечивает равную напряженность норм на аналогичных работах. Однако эти нормативы не могут учитывать специфику конкретных рабочих мест. Кроме того, многие виды работ, характерные для службы кадров в настоящее время, установленными нормативами не охвачены. Поэтому для определения затрат времени на выполнение всех видов работ, выполняемых службой персонала организации, необходимо использовать как аналитически-расчетный, так и аналитически-исследовательский метод, который и позволяет провести нормирование работ, не охваченных нормативами, в условиях, значительно отличающихся от типовых.

Давайте поговорим более подробно об аналитически-расчетном методе как наиболее простом в применении. Существуют два нормативных документа, которые могут стать основой для расчета численности кадровой службы:

постановление Минтрудсоцразвития России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Как видно из названия этого документа, рекомендованы они управленческим структурам федеральных органов исполнительной власти, в том числе таким структурам, как службы кадров. Несмотря на это, специалисты считают их приемлемыми для всех организаций вне зависимости от формы собственности и вида деятельности. Во-первых, потому, что кадровое делопроизводство во многом повторяет технологии документационного обеспечения управления, а во-вторых, потому, что специальных норм по документационному кадровому обеспечению просто нет;

постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров». Срок действия этих нормативов был ограничен 1997 годом. Однако никакие новые нормативы времени на выполнение кадровых операций до настоящего времени не разработаны. В силу этого, а также учитывая, что межотраслевые укрупненные нормативы являются экономическим инструментом, а не регулируют правовые отношения напрямую, специалисты в области нормирования продолжают их применять для расчета численности работников службы кадров.

Комментарий чиновника Михаил АРАЛИН, советник Правового управления Государственной Думы Федерального Собрания РФ, кандидат экономических наук: – Правовую основу нормирования труда составляет глава 22 Трудового кодекса. Надо сказать, что с введением в действие Трудового кодекса подходы к правовому регулированию нормирования труда претерпели значительные изменения. Нормирование передано в руки самих организаций. Теперь работодатели с учетом мнения представительного органа работников сами могут принимать локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда. Это придает нормированию новый смысл, так как нормирование теперь напрямую связано с эффективностью работы коллектива. О введении новых норм труда работники должны быть оповещены не позднее чем за два месяца. При этом работодатель обязан обеспечить нормальные условия для их выполнения*. Работникам гарантировано государственное содействие системой организации нормирования труда и применение определяемых работодателем систем нормирования труда с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором**. * Статьи 162, 163 ТК РФ. ** Статья 159 ТК РФ.

С чего начать?

Прежде всего надо составить перечень всех видов работ, которые выполняет ваша кадровая служба. Этот перечень должен быть составлен как можно более полно, ведь именно от этого зависит, насколько точными окажутся последующие расчеты. Затем необходимо провести сравнительный анализ вашего списка с видами работ, вошедшими в списки установленных нормативов. Затраты времени на выполнение кадровых операций, которые вошли в списки, вы рассчитаете с помощью установленных нормативов, а те, что в списке не отражены, придется рассчитывать самостоятельно. Для этого вам будет необходимо сделать фотографии рабочего времени или хронометраж. В дальнейшем полученную этим путем информацию можно использовать для расчетов и введения в вашей организации местных нормативов труда.

Затем, исходя из установленных затрат времени, вам необходимо будет рассчитать трудоемкость всех работ. Для этого надо вычислить трудоемкость каждого вида работ, а затем их просуммировать. При проведении расчетов вы должны решить, какой промежуток времени вы возьмете за расчетный. Обычно специалисты ориентируются на годовой период. Такие расчеты будут наиболее точными, так как позволят снивелировать все сезонные колебания. Однако такие расчеты очень затратны по времени и потребуют приложения значительных усилий. В том случае, когда важна оперативность, можно производить расчеты за квартал или за месяц, но тогда точность расчетов будет весьма приблизительной.

А теперь давайте вместе, с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы, взяв за расчетный период один месяц.

Для начала нужно составить таблицу (образец).

ИТОГО

196,46

Во второй столбец вы заносите все виды работ, выполняемых вашей кадровой службой, которые охвачены установленными нормативами. Данные для столбца 6 вычисляете по формуле

Н вр = Т оп (1 + K/100), где

Н вр нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч;

Т оп норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч;

К коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий рабочего времени К принимается равным 8%.

В седьмой столбец вносите данные об объемах работ по каждому виду за расчетный период.

Годовая трудоемкость нормируемых работ (Т н ) определяется с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле

Н врi нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;

V i объем конкретного вида работы, выполняемой за год (i = 1, 2, 3, ... , n виды выполняемых работ).

Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле

Ч = Т о / Ф п , где

То суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормативам;

Фп полезный фонд рабочего времени одного работника (в данном случае мы взяли усредненный показатель за месяц), ч.

То есть

Ч = 196,46 / 166 = 1,18.

Таким образом, для выполнения работ, которые вошли в нашу таблицу, необходимо 1,2 ставки специалиста по комплектованию и учету кадров. Это означает, что если в вашей кадровой службе эта работа была распределена, например, между двумя специалистами, то у вас есть потенциальная возможность сократить расходы, поручив выполнение работы одному сотруднику и установив ему доплату за расширенный объем работы в размере 0,2 ставки.

Аналогичным образом можно рассчитать затраты времени, трудоемкость работ и необходимую численность специалистов по документационному обеспечению кадровой работы, исходя из нормативов, установленных постановлением Минтрудсоцразвития России. О нормировании оставшейся части работ, выполняемых кадровой службой, по которым нет установленных нормативов времени, мы поговорим в следующий раз.

Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом - Кадровое обеспечение

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав ее работников.

По данным обследования, в 1980-х гг. в кадровых службах (в основном в отделе кадров и отделе технического обучения) было занято от 0,3 до 0,8% общего числа работающих в отраслях промышленности и строительства. Для сравнения отметим, что в зарубежных фирмах в службах управления персоналом работает от 1 до 1,2% общей численности работников.

Качественная характеристика кадровиков тех лет представляла весьма удручающую картину. Прежде всего следует указать на чрезвычайно низкий уровень профессиональной подготовки, что объяснялось отсутствием специалистов в области управления персоналом, недостаточным количеством социологов, психологов.

Далее - низкий уровень образования: лишь каждый четвертый имел диплом о высшем образовании и почти каждый третий -только школьный аттестат. Примерно каждый третий-четвертый имел среднее специальное образование. Отметим неблагоприятный возрастной состав: каждый пятый в промышленности приближался к пенсионному возрасту или уже был пенсионером. Еще один отличительный признак: низкая оплата труда кадровиков - на уровне канцелярских работников. Отсюда высокая текучесть кадров: четверо работников из семи задерживались в кадрах не более трех лет. В результате - некомпетентность в принятии решений по управлению персоналом.

В условиях резкого повышения статуса должности менеджера по персоналу до уровня высшего звена управления, значительного расширения его функций, усложнения техники подбора, отбора, расстановки, развития, мотивации, служебного продвижения персонала должность кадровика становится одной из важнейших для выживания организации, обеспечения ее конкурентоспособности.

Индивидуальное частное предприятие. Общество с ограниченной ответственностью (ООО). Полное товарищество. Общество с дополнительной ответственностью 000. Акционерное общество (АО). Государственное, муниципальное предприятие 0 0 0 , АО. Государственное, муниципальное предприятие. Общество с дополнительной ответственностью

Компактность структуры. Отсутствие структурного выделения подсистемы управления (малая организация) Выделение подсистем системы управления (средняя организация) Построение структуры по дивизиональному принципу

Закрепление функций кадрового управления за собственником или уполномоченным лицом. Простота и наглядность планирования и реализации функций отбора и развития персонала. Четкая выраженность мотивации в деятельности персонала. Гибкость системы управления мотивацией, оперативность решения проблемы групповой ориентации, управления конфликтами и т.п. Выделение специализированной подсистемы по управлению кадровыми вопросами. Компактность структуры управления персоналом. Отсутствие промежуточных звеньев принятия решений. Рациональное использование преимуществ в управлении мотивацией и организационными отношениями руководства. Дополнительные возможности расширения форм и методов управления развитием персонала Сочетание централизованных и дивизиональных служб управления персоналом в зависимости от степени самостоятельности, территориальной разобщенности, развития коммуникаций дивизионов. Функциональная специализация дивизиональных служб управления персоналом

Дополнительные возможности участия персонала в прибылях и капитале (расширение круга членов-вкладчиков, наделение правами действительного члена, создание акционерного общества и т.п.)

Создание разветвленной структуры управления персоналом в зависимости от финансовых возможностей развития потенциала организации. Постепенное повышение организационного статуса службы управления персоналом от штабного подразделения до самостоятельной функциональной подсистемы. Рациональное использование преимуществ в управлении мотивацией. Дополнительные возможности в расширении форм и методов управления персоналом

Дополнительные возможности повышения эффективности управления мотивацией (расширение участия персонала в управлении, специальные формы распределения и продажи акций, широкие возможности участия в капитале и т.п.)

Решение кадровых вопросов организациями-участниками в соответствии с целевой задачей объединения (без выделения специализированной службы управления персоналом на уровне объединения)

Выделение специализированной службы упрааления персоналом на уровне объединения. Решение вопросов отношений распорядительства между аппаратом управления объединения и организации в зависимости от степени организационного развития системы управления персоналом организаций-участников

Дополнительные возможности эффективной организации управления персоналом (главным образом по вопросам развития персонала)

ности. В связи с этим чрезвычайно актуальной становится проблема профессионализации сотрудников кадровой службы.

Качественная характеристика кадровой службы такова. Среди руководителей кадровых служб по базовому образованию с техническим образованием - 40,9%; учителей - 31,6%; юристов-правоведов - J 1,5%; социологов и психологов - 3,3%. Средний возраст руководителей кадровой службы - 45 лет.

Во многом это объясняется пока еще недостаточным насыщением служб управления персоналом специалистами. Их подготовка ведется в течение десяти последних лет в нескольких вузах страны по специализации «Управление персоналом» на базе специальностей «Менеджмент» и «Экономика труда».

Если мы обратимся к опыту развитых зарубежных стран, то увидим, что службы управления персоналом занимают важное место в системе управления организациями. Во многом это объясняется высокопрофессиональным кадровым составом этих служб.

Так, в США в 1970-1980-х гг. качественный состав служб управления персоналом существенно изменился, что связано во многом с насыщением этих служб компьютерной техникой при росте объема работ. При этом численность работников практически осталась прежней. Но если в прошлом преобладал конторский персонал, то к настоящему времени соотношение изменилось в пользу специалистов. Надолю вспомогательного персонала (секретари, машинистки, операторы, работники службы безопасности) приходится уже не более 30%. Из каждых 10 работников 6-7 составляют специалисты: психологи, социологи, экономисты, специалисты в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения, аналитики работ, вербовщики персонала в учебных заведениях, консультанты по планированию карьеры и др. Большинство из них являются выпускниками школ бизнеса (по управлению персоналом), а также крупнейших университетов и педагогических вузов. Специалисты-плановики (по всем направлениям кадрового планирования) - одна из наиболее развивающихся групп. В наукоемких корпорациях США они составляют сегодня 20-25% всей численности работников кадровых служб, а в начале 1970-х гг. их доля не превышала 10%. Причем в 500 крупных компаниях и корпорациях США более 30% специалистов, занятых кадровой работой, имеют самый высокий образовательный уровень - диплом магистра и доктора наук.

Растущее значение службы управления персоналом отразилось на служебном статусе их руководителей: 43% начальников кадровых служб американских фирм занимают посты вице-президентов, а 32% входят в советы директоров. В начале 1970-х гг. соответствующие показатели были на уровне 27 и 33%. В Японии пост вице-президента фирмы или компании занимает 51% руководителей кадровых служб, в Италии - 20%.

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и уставом организации. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

общая численность работников организации;

конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;

социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий - рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их к в а л и ф и к а ц и я;

сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и т.п.);

техническое обеспечение управленческого труда и др.

В связи с тем, что организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.

Расчет численности руководителей, специалистов и других служащих организации, в том числе и кадровой службы, осуществляется различными методами: многофакторного корреляционного анализа, экономико-математическими, сравнений, прямого расчета, по трудоемкости работ, по нормам обслуживания и др.

Первый метод основан на многофакторном анализе функционального разделения управленческого труда. В НИИ труда была разработана схема функционального разделения труда с учетом влияния на численность персонала определенных факторов. Число существенных факторов сводилось к одному-трем, а затем с помощью корреляционного анализа выводились математические формулы, выражающие в общем виде зависимость между численностью персонала данной функциональной группы и действующими факторами. При этом учитывались специфические особенности каждой отрасли промышленности. Наиболее широкое применение метод нашел на крупных промышленных предприятиях. Однако следует иметь в виду, что в условиях рыночной экономики и конкуренции отсутствует жесткая зависимость между производственными факторами и численностью персонала, в связи с чем этот метод имеет только рекомендательный характер.

Например, численность работников по функции «управление комплектованием и подготовкой кадров» для предприятий автомобильной промышленности рассчитывается по формуле

Ч = 0,0017 р0.9117 К 0,3554 } (3.1)

где Р - общая численность работников предприятия; К - количество самостоятельных структурных подразделений, осуществляющих подготовку кадров.

Экономико-математические методы предусматривают разработку экономико-математических моделей, основанных на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса. Применение экономико-математических моделей пока ограничено.

С использованием метода сравнений на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы. Предпринимаются попытки использования этого метода на основе формирования однородных групп организаций и выделения в них типовых или передовых организаций.

Экспертный метод позволяет получить представление о потребности в специалистах на основе учета мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции. Метод используется как составная часть других методов.

Метод прямого расчета предполагает определение численности специалистов и других служащих исходя из расчета необходимых затрат труда на реализацию периодических функций управления персоналом и расчета затрат труда на реализацию функций управления по устранению возмущающих отклонений.

Одним из наиболее распространенных и доступных методов расчета численности работников кадровой службы является ее определение через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ, т.е. через трудоемкость. В свою очередь, трудоемкость работ по управлению персоналом можно определить следующими методами: нормативным, с помощью фотографии рабочего времени или хронометража, расчетно-аналитическим, методом аналогий, экспертным.

Нормы времени (выработки) устанавливаются в основном для простых, повторяющихся видов работ (машинописные, учетные, оформление документов). В настоящее время разработаны типовые нормы на подготовку и оформление документов по учету личного состава, по делопроизводству.

Зная нормативную (либо расчетную) трудоемкость работ, выполняемых в течение года, например, в отделе кадров, можно рассчитать численность отдела (Ч) по формуле

Ч = Т К/Ф И ,

где Т - общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-час; К - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К* 1,15); Ф - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, в час. (в среднем принимается равным 1840 час, но ежегодно уточняется).

Основываясь на зарубежном опыте, можно выделить еще один метод определения численности работников кадровой службы. Он является разновидностью норм обслуживания, которые характеризуют количество объектов, т.е. работников организации, обслуживаемых одним работником службы управления персоналом.

В разных странах сложилось следующее среднее соотношение: в США на 100 работающих в организации приходится один работник кадровой службы; в Германии на 130-150 работающих - один работник; во Франции на 130 работающих - один работник; в Японии на 100 работающих - 2,7 работника. Указанные соотношения являются средними и могут существенно различаться по отраслям, секторам и сферам деятельности. В самых больших корпорациях США число работников службы управления персоналом доходит до 150 человек.

Российские кадровые службы в основном держатся около нижней планки этого показателя - 100 человек на одного специалиста по управлению персоналом. Принятие же решения о создании специализированной службы по персоналу в каждом конкретном случае определяется особенностями организации, в частности наличием стратегии управления в целом.

В качестве тенденции, характерной для зарубежных фирм, можно отметить не абсолютный, а относительный рост численности кадровых служб. Среди причин, повлиявших на повышение эффективности работы кадровых служб и ограничивших рост числа их работников, можно отметить две основные. Первая - перевод работы с кадрами в ведущих фирмах и корпорациях на современную информационно-техническую базу. Вторая - развитие управленческой инфраструктуры, помогающей извне реализовать наиболее сложные направления кадровой работы. В эту инфраструктуру входят организации по подготовке и повышению квалификации специалистов кадровых служб на стороне, консультативные фирмы по вопросам кадровой работы, внешние центры по деловой оценке и т.д. По данным обследований, американские корпорации расходовали 10% бюджета кадровых служб на оплату услуг сторонним организациям для содействия их работе. По отдельным функциям больше 30% объема работ кадровых служб выполняют внешние организации.

Характерная особенность зарубежных кадровых служб заключается и в том, что многие работники компаний, участвуя в подготовке и реализации кадровых решений в рамках деятельности служб управления персоналом, не состоят в ее штате. Это, например, значительная часть профессоров и преподавателей учебных центров и университетов, инженеров - участников «вербовочных бригад» в вузах и т.д.

Расчет количественной потребности в специалистах, в том числе и по управлению персоналом, проводится одновременно с определением качественной потребности в них, т.е. потребности в работниках определенных профессий, специальностей, квалификации. Дадим характеристику каждого из этих понятий (табл. 3.5).

В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) для системы управления персоналом предусмотрены следующие должности:

руководителей: заместитель директора по управлению персоналом, менеджер по персоналу, начальник лаборатории (бюро) по организации труда и управлению производством, начальник лаборатории (бюро) социологии труда, начальник нормативно-исследовательской лаборатории по труду, начальник отдела кадров, начальник отдела организации и оплаты труда, подготовки кадров и др.;

специалистов: специалист по кадрам, инспектор по кадрам, инженер по подготовке кадров, инженер по организации труда, социолог, психолог и др.;

других служащих (технических исполнителей): нарядчик, табельщик, хронометражист и др.

Приведем квалификационную характеристику менеджера по персоналу организации в соответствии с Квалификационным справочником.

Квалификационная характеристика менеджера по персоналу

Должностные обязанности. Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия, учреждения, организации и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников. Обеспечивает укомплектование предприятия, учреждения, организации работниками необходимых

Некоторые понятия, используемые для характеристики персонала

Специалисты

Работники, чей умственный труд отличается профессиональной содержательностью, сложностью и интеллектуальностью и требует для своего выполнения специальной подготовки в зависимости от уровня образования (высшее или среднее специальное образование). Работники этой категории разрабатывают на основе имеющихся у них специальных знаний, умений и навыков варианты решения отдельных конкретных, как правило, функциональных вопросов производственного или управленческого характера. Классифицируются в соответствии с функциями управления и специальной подготовкой: инженеры, экономисты, бухгалтеры, юристы, технологи и др.

профессий, специальностей и квалификации. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников. Организует обучение пер- 157

сонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры. Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников. Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников. Разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста. Консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом. Принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов. Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию. Осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия, учреждения, организации по управлению персоналом; законодательство о труде; основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса; конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг; порядок ценообразования и налогообложения; основы маркетинга; современные концепции управления персоналом; основы трудовой мотивации и системы оценки персонала; формы и методы обучения и повышения квалификации кадров; порядок разработки трудовых договоров (контрактов); методы и организацию менеджмента; основы технологии производства и перспективы развития предприятия, учреждения, организации, структуру управления и их кадровый состав; основы общей и социальной психологии, социологии и психологии труда; основы производственной педагогики; этику делового обшения; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом; основы организации делопроизводства; методы обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области менеджмента, стаж работы по специальности не менее двух лет.

Европейская ассоциация директоров отделов кадров предложила следующий идеальный портрет-робот: «Он (руководитель кадровой службы) должен быть пунктуальным и методичным, динамичным и настойчивым, общительным, способным убеждать, справедливым, строгим, доступным, широко образованным, способным к размышлению, дипломатом, психологом, добрым советчиком, должен обладать интуицией, быть гуманным. Он должен уметь слушать и внушать доверие».

Ряд экспертов по управлению персоналом считает, что будущие высшие администраторы придут из сферы управления человеческими ресурсами. По их мнению, управление персоналом (человеческими ресурсами) может оказаться критическим фактором, определяющим успех или неудачу организации, особенно в ближайшие 10-20 лет в связи со значительным возрастанием конкуренции. Профессионал в области управления человеческими ресурсами может стать поистине лидером будущего.

Зарубежная теория и практика накопили большой опыт в области управления персоналом, перенос которого на российскую почву должен быть критическим и осмотрительным. Главное - должна учитываться та окружающая среда, в которой функционируют наши организации, а также те ценности, которые присущи той или иной нации и культуре.

В связи с этим при создании эффективной системы управления персоналом российских организаций необходимо учитывать следующее: в обществе, которое трансформируется, процесс обучения кадровиков и освоения ими новых методов управления должен стать осознанным и непрерывным; российские кадровики обязаны знать социокультурные особенности среды, в которой они работают, и то, чем она отличается от «остального мира»; отечественные специалисты по кадрам должны владеть основами зарубежной теории и практики управления и уметь соотносить их с реалиями российской культуры; ценя свой накопленный опыт, российские кадровики должны адаптировать его к имеющимся экономическим условиям с учетом новой западной технологии; не следует механически копировать зарубежные методы управления персоналом. Пример реорганизации кадровой службы предприятияНаименование службы ДОУ.

Организационные мероприятия по ведению кадрового делопроизводства являются прямыми обязанностями сотрудников службы персонала. В случае создания новой организации или реорганизации старой руководству и отделу кадров необходимо учитывать следующие основные моменты: поиск сотрудников, прием на работу и увольнение персонала и так далее.

Отдел кадров является обязательным структурным элементом в любой крупной компании с постоянным штатом сотрудников. В обязанности рассматриваемого подразделения входит множество функций, которые должны реализовываться в обязательном порядке в зависимости от конкретной ситуации.

Для понимания особенностей кадровой работы необходимо ознакомиться с понятием, установленными функциями и задачами, с регламентирующей документацией, со структурными моментами деятельности, с порядком оформления трудовых отношений, а также с документацией по персоналу.

Что это такое

Кадровая работа представляет собой комплекс мероприятий и мер, которые направляются на эффективное использование навыков каждого конкретного сотрудника предприятия для реализации его конечных целей. В случае, если компания обладает заинтересованными в стабильной трудовой деятельности кадрами, то организация способна вести постоянную конкурентную борьбу на рынке.

Ключевые особенности кадровой работы на предприятии заключаются в следующем:

• содержание работы со штатом сотрудников существенно ограничивается возможностями организации – например, кадровая деятельность маленькой компании должна быть незамысловата (происходит выполнение только необходимых функций);
• в подавляющем большинстве случаев организации не располагают специализированной кадровой службой – взаимодействие с персоналом осуществляется одним или двумя уполномоченными лицами или самим руководителем;
• кадровые мероприятия носят неформальный характер и в большей степени определяется особенностями уполномоченного сотрудника;
• функции подразделения предприятия, занимающегося кадровым обеспечением, реализуются в прерывистом режиме – например, найм персонала осуществляется далеко не на постоянной основе.

Функции и задачи

Основные задачи кадрового подразделения организации могут быть разделены по направлениям.

Для учетной работы предусматривается реализация следующих задач:

• прием сотрудников на работу;
• учет штата работников;
• увольнение персонала;
• взаимодействие с работниками, которые на временной основе находятся в отпусках или проходят лечение по больничному листу.

Что касается планового направления деятельности, то в данном случае решаются следующие задачи:

• подбор и градация потенциальных работников для компании;
• распределение сотрудников по структурным подразделениям;
• перемещение работников внутри одного отделения;
• оказании помощи новым лицам по вопросу адаптации в коллективе.

Для отчетного направления деятельности предусматриваются следующие основные задачи:

• изучение сотрудников, находящихся в составе постоянного штата;
• оценка профессиональной деятельности лиц;
• аналитические мероприятия;
• подготовка отчетной документации.

Для методической направленности кадровой деятельности устанавливается решение следующих проблем:

• документирование трудовых мероприятий сотрудников;
• планирование кадровых операций;
• руководство.

Стоит отметить, что все задачи структурного подразделения, занимающегося кадровым обеспечением, напрямую зависят от специфических особенностей трудовой деятельности.

В данных рамках учету подлежат следующие факторы:

• размер предприятия;
• направление деятельности, например, торговля или оказание услуг;
• стратегия развития компании;
• общее время работы предприятия на рынке;
• общее число сотрудников и так далее.

Управление кадрами представляет собой классический подход к взаимодействию персонала в рамках компании. Все характерные функции сосредоточены в специализированном подразделении и направлены на обеспечение сотрудников.

К ключевым задачам управления персоналом можно отнести:

• обеспечение предприятия высококвалифицированными кадрами;
• разработка трудового поля с приемлемыми условиями для эффективного использования навыков и опыта лиц;
• модернизация применяемой в организации системы оплаты трудовой деятельности;
• повышение удовлетворенности работником от исполняемых функций;
• предоставление лицам возможности для повышения навыков и карьерного роста;
• непосредственное участие в формировании стратегии компании.

Регламентирующие документы

Деятельность подразделения, занимающегося персоналом предприятия и общая система кадрового производства напрямую зависит от положений действующего федерального законодательства и внутренней документации компании. Соответствующая особенность может быть связана с нюансами трудовой деятельности в рамках массивного персонального и конфиденциального документооборота.

Документооборот в кадровом департаменте осуществляется на основании следующей нормативной документации:

• Конституция РФ;
• Гражданский и Трудовой кодексы;
• Законодательные акты, регламентирующие профильную деятельность компании;
• Местные законодательные акты;
• Внутренняя документация, включая приказы руководящего состава.

Важно помнить о факте того, что сотрудники органа кадрового обеспечения должны в обязательном порядке соблюдать положения нормативных актов и, в большей степени, действующего трудового законодательства Российской Федерации.

Структура кадровой работы предприятия

Структура кадрового подразделения напрямую зависит от численности работников, осуществляющих свою профессиональную деятельность в компании и вектор развития деятельности самой организации. Определением фактической численности сотрудников рассматриваемого отдела занимается непосредственный руководитель предприятия. В случаях, если кадровый отдел сам имеет несколько структурных подразделений, то каждое из них должно возглавляться уполномоченным руководителем.

Стоит отметить, что в непосредственные обязанности кадрового инспектора входят следующие:

• формирование базы данных, содержащей в себе актуальную информацию о каждом сотруднике;
• учет трудовой документации;
• оформление больничных листов;
• осуществления дисциплинарного контроля и так далее.

Отдел кадров в своей структуре может иметь отделения, занимающиеся следующими мероприятиями независимо друг от друга:

• организацией трудовой деятельности;
• подбор штатного и внештатного персонала;
• улучшение квалификации сотрудников;
• планирование структурных мероприятий, влияющих на организационную деятельность;
• осуществление аттестации персонала;
• охрана трудовой деятельности.

Процедура оформления трудовых отношений

Начало осуществления кадрового производства инициируется с момента поиска информации о потенциальном сотруднике. В первую очередь важно определиться с вариантом нахождения новых работников.

Среди таких вариантов необходимо рассмотреть следующие:

• специализированные агентства, занимающиеся трудоустройством физических лиц;
• ярмарки, в рамках которых работодатели размещают актуальные вакансии;
• учебные заведения через специальный департамент;
• доски объявлений о должностях на различных Интернет-ресурсах и прочее.

Стоит отметить, что каждый вариант поиска сотрудников имеет собственные достоинства и недостатки. В любом случае уполномоченный представитель кадровой службы должен использовать все методы для закрытия актуальной вакансии. Желательно, чтобы ход каждого конкретного собеседования фиксировался в документальном порядке. Это необходимо для принятия взвешенного и компетентного решения по каждому кандидату.

В случае отказа от приема на работу каждый соискатель извещается о причине соответствующего решения в течение пяти рабочих дней. В случае приема на работу кадровый отдел должен обязательно позаботится об оформлении документов на конкретного работника.

Этапы оформления нового сотрудника на место постоянного трудоустройства следующие:

• заключение трудового соглашения;
• издание специального приказа о приеме;
• внесение особой пометки в трудовую книжку;
• оформление личного дела;
• ознакомление работника с внутренним распорядком и нормативной документацией.

Документация по персоналу

Осуществление деятельности кадровой направленности предусматривает оформление специализированной учетной документации по каждому конкретному сотруднику. В частности, происходит разработка расписания для штата и личных карт для каждого работника. Данные документы формируются в обязательном порядке организациями всех без исключения форм собственности.

Стоит отметить, что штатное расписание должно быть в каждом конкретном случае актуальным и отвечать нуждам компании. В такую документацию входит действующее название всех должностей, количество тарифных ставок для оплаты трудовой деятельности и так далее.

Что касается личных карточек, то они представляют собой унифицированную документацию, которые включают в себя краткую информацию о деятельности конкретного сотрудника. Они хранятся в специальных условиях и местах с повышенной защитой от возможного хищения.

Общий документооборот в кадровых службах выражается в разработке приказов и прочих распорядительных бумаг. Соответствующая документация может затрагивать как отдельных работников, так и весь штат сотрудников в целом. Рассматриваемые приказы могут отличаться по формату оформления, а также по особенностям придания им юридической силы.

Подавляющее большинство приказов, относящихся к деятельности физических лиц на предприятии носят унифицированный характер. Такие документы должны быть обязательно согласованы со всеми заинтересованными сторонами и предоставлены к ознакомлению конкретному работнику под подпись. Копии данных распоряжений находятся на постоянном хранении в личном деле работника даже после его увольнения.

1.1 Организация труда персонала кадровой службы

В настоящее время уровень управления трудовыми ресурсами, а следовательно, эффективность коммерческой деятельности организации любого вида собственности и организационно-правовой формы, как и его социальный менеджмент, в значительной мере зависят от работы кадровой службы, выполняющей традиционные функции, и службы управления персоналом с более широким кругом обязанностей.

Эффективность кадрового менеджмента определяется результатами труда кадровиков, который имеет определенную специфику содержания (общение с людьми при собеседовании, интервью, приеме на работу, оценке деловых и профессиональных качеств; решение конфликтных ситуаций и др.) и характера (организаторский, воспитательный, творческий, требующий знаний во многих областях экономики, социологии, права и др.). Конечным результатом труда является принятие решений, которые оцениваются не количественно, а качественно в зависимости от влияния на достижение задач экономического и социального развития организации Васин Ю.В. Эффективные программы лояльности. Как привлечь и удержать клиентов / Васин Ю.В., Лаврентьев Л.Г., Самсонов А.В. - 3-е изд. - М.: «Алпина Бизнес Букс», 2008. - 152 с..

Основные направления научной организации труда (НОТ) были приняты на Всесоюзном совещании по организации труда (26-29 июня 1967 г.):

· разработка и внедрение рациональных форм разделения и кооперации труда;

· совершенствование организации и обслуживания рабочих мест;

· проектирование и внедрение рациональных методов и приемов выполнения трудовых процессов;

· создание благоприятных условий труда;

· применение прогрессивных форм и систем стимулирования и оплаты труда;

· совершенствование нормирования труда и др.

В дальнейшем эти направления работы по организации труда работников различных категорий дополнялись и обосновывались соответствующими научно-теоретическими разработками и методическими положениями.

Об этом свидетельствует и Концепция государственной политики в области организации, нормирования и содействия повышению производительности труда Минтруда России Гандапас Р. Камастура для оратора. Десять глав о том, как получать и доставлять максимальное удовольствие, выступать публично.- М.: ЗАО«Олимп-Бизнес», 2008. - 272 с. .

Для персонала кадровой службы характерны функциональные, технологические и профессионально-квалификационные разделение и кооперация труда.

Функциональные разделение и кооперация труда неразрывно связаны со структурой предприятия (организации), созданием подразделений и служб, ориентированных на выполнение определенных функций по управлению трудовыми ресурсами, например создание службы управления персоналом наряду с отделом кадров.

Четкое разграничение задач, функций и форм работы различных служб должно быть отражено в положении о данном структурном подразделении предприятия (организации).

Функциональные разделение и кооперация труда работников службы кадров базируются на должностных обязанностях, определенных штатным расписанием и организационной структурой кадровой службы. Например, при традиционном варианте работу по комплектованию и учету кадров выполняет инспектор по труду; по табельному учету - табельщик, в бюро пропусков - дежурный.

Основой технологических разделения и кооперации труда является разработка четкой технологии выполняемых работ (функций).

При разработке технологии работ, выполняемых персоналом кадровых служб, рекомендуется использовать такие понятия, как “операция”, “элемент операции” и “процедура” Горшкова Л.А. Основы управления организацией. Практикум: Учебное пособие. / Горшкова Л.А., Горбунова М.В.; под ред. Горшковой Л.А. - М.: КНОРУС, 2008. - 240 с..

Операция - стабильная по содержанию часть процесса выполнения какой-либо работы (функции), осуществляемая одним исполнителем, не имеющая самостоятельной цели, но необходимая для достижения результатов данной работы.

Элемент операции - действие одного исполнителя, не подлежащее расчленению и являющееся целесообразным только в комплексе с остальными элементами операции.

Процедура - определенная последовательность выполнения комплекса операций по обработке документированной цели, заканчивающаяся определенными по форме и содержанию результатами.

Для технологического разделения труда характерно закрепление отдельных операций или их комплекса за конкретным исполнителем. Например, один работник оформляет документы при приеме на работу, составляет приказ, на основе которого делается запись в трудовой книжке, составляет личное дело, знакомит работника с правилами трудового распорядка; другой - занимается составлением статистической отчетности и справок по учету личного состава, отчетов о численности и составе специалистов с различным уровнем образования, о движении кадров и т. п. Основа такого разделения - перечень закрепленных операций и процедур с указанием их объема и, соответственно, затрат рабочего времени на их осуществление.

Профессионально-квалификационные разделение и кооперация труда предполагают распределение обязанностей между работниками с учетом осуществляемой деятельности и требуемой для выполнения работы квалификации и установление взаимосвязей работников в их трудовой деятельности.

Профессионально-квалификационное разделение труда осуществляется на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 “Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих”.

Квалификационный справочник (КСД) включает в себя квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и других служащих, осуществляющих функции кадрового менеджмента на предприятии (в организации). Характеристика каждой должности содержит три раздела:

“Должностные обязанности” - перечислены функции, которые должны быть полностью или частично выполнены работниками, занимающими данную должность;

“Должен знать” - содержатся требования, предъявляемые к работнику, занимающему данную должность, в отношении знаний по специальности, законодательных актов, положений, инструкций и других нормативных документов, а также методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;

“Требования квалификации” - определены уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимые для выполнения основных функций и обязанностей, и требования к стажу работы.

КСД, регламентируя труд работников, способствует организации рациональных разделения и кооперации труда посредством определения должностных обязанностей и предъявляемых требований к квалификации работников.

С целью четкого разделения трудовых функций и обязанностей специалистов и технических исполнителей и регламентации их труда применительно к условиям данного предприятия (организации) разрабатываются должностные инструкции для всех видов должностей, предусмотренных штатным расписанием, кроме должности руководителя, права и обязанности которого определяются соответствующим положением.

Должностная инструкция позволяет исключить дублирование, обеспечить взаимосвязь в работе, своевременность и обязательность осуществления закрепленных за конкретными исполнителями работ. При разработке должностных инструкций необходимо учитывать специфику данного предприятия (организации), наличие современной вычислительной и компьютерной техники для работы с информационной кадровой документацией и пр Веснин В.Р. Менеджмент в вопросах и ответах: Учебное пособие. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. - 176 с. .

Должностная инструкция инспектора по труду по АО “АВТОВАЗ” включает в себя общую часть, квалификационные требования, профессиональные требования, методическую подготовку, основные задачи и обязанности, права инспектора, ответственность (семь разделов).
Инспектор по труду состоит в штате службы организации труда и заработной платы, подчиняется старшему инспектору по труду (начальнику бюро организации труда и заработной платы) или начальнику отдела.
Основные права и обязанности инспектора по труду:

· оформление документации при приеме, переводе (перемещении) и увольнении работников;

· ведение документооборота и учета движения личного состава;

· учет и контроль явок на работу, передача необходимых сведений на ГВЦ;

· обработка листков нетрудоспособности, документов по сверхурочным и другим работам;

· оформление всех видов отпусков;

· уточнение и корректировка отработанного времени работников по итогам работы за месяц;

· составление отчетов, справок, заявок, предоставление их в вышестоящие организации и заинтересованным специалистам.

Инспектор по труду несет ответственность:

· за учет затрат рабочего времени;

· оформление и своевременное предоставление отчетной и информационной документации.

Квалификационные требования:

· среднее специальное образование (без требований к стажу работы);

· знания в объеме курса подготовки в учебном центре АО “АВТОВАЗ”;

· практические навыки работы на электронно-вычислительных устройствах, счетной и другой оргтехнике;

· знания основ кадрового менеджмента, условий оплаты труда и основных положений по учету рабочего времени.

При этом инспектор должен уметь профессионально:

· рассчитывать и применять графики труда и отдыха работников;

· оформлять необходимые документы при приеме на работу, переводе (перемещении) и увольнении;

· пользоваться кодификатором профессий, должностей и прочей документацией;

· проводить анализ затрат рабочего времени, обрабатывать документацию по учету рабочего времени;

· пользоваться действующими руководящими и организационными материалами.

Выбор вариантов разделения и кооперации труда работников кадровых служб должен обеспечить максимальную их занятость при оптимальной и равной напряженности труда, а также взаимозаменяемости работников в процессе их трудовой деятельности.

Важным для каждого работника кадровой службы является организация его рабочего места, включая рациональную планировку (внешнюю по отношению к другим рабочим местам и предметам оснащения и внутреннюю, обеспечивающую рациональное расположение предметов и средств труда на рабочем месте), а также оснащение, в т. ч. информационными документами, и обслуживание, создание благоприятных условий труда Вахрушина, Арамовна. Управленческий анализ: учебно-практ. курс/М.А. Вахрушина-3-е изд. испр- М.: ОМЕГА-Л, 2008-432с..

Планировка и оснащение рабочих мест зависят от специфики трудовой деятельности работника и занимаемой должности. Можно использовать типовые проекты, которые содержат перечень работ, соответствующее оснащение и планировку, обслуживание, включая схему информационных связей, перечень поступающих документов для хранения и использования и т. п.

Применительно к рабочим местам работников кадровых служб - это типовой набор мебели, отвечающий как антропометрическим и функциональным данным человека, так и эстетическому восприятию дизайна. Комплексность оснащения предусматривает наличие на рабочем месте современной техники и ее рациональное размещение, в т. ч. безопасное для здоровья. Обслуживание рабочего места должно предусматривать информационные связи, документооборот и пр., обеспечивающие оперативность, объективность и достоверность получения и обработки информации. Все вместе должно способствовать эффективной работоспособности работника в течение рабочего дня, качественному выполнению функций и обязанностей.

Рабочее место инспектора по кадрам, как правило, включает в себя набор мебели (стол, подъемно-поворотный стул, стул для посетителей), а также мини-компьютер, лотки для документов, телефонный аппарат, телефонный справочник и пр.

Типовое рабочее место табельщика оснащается столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения документов (бланков) и пр.

Создание благоприятных условий труда предполагает наличие нормальной освещенности, допустимого уровня шума, оптимального микроклимата, эстетики, рационального режима труда и отдыха, а также психологического климата в коллективе.

Санитарно-гигиенические условия труда на рабочем месте регламентируются санитарными нормами, нормативными документами, стандартами техники безопасности. При установлении рационального режима труда и отдыха рекомендуется использовать первую половину дня для выполнения основных функций, вторую - для проведения производственных совещаний и т. п., конец дня или определенные дни недели - для консультаций и приема посетителей. В ряде случаев целесообразно использовать индивидуальные режимы труда, скользящие графики работы.

Эффективность трудовой деятельности персонала кадровой службы в значительной мере определяется организацией трудового процесса и также методами его осуществления. Трудовой процесс, как правило, состоит из комплекса операций или процедур, каждая из которых имеет свое назначение и порядок выполнения (последовательное, совмещенное и пр.). Так, процедура “прием на работу” включает в себя 42 операции; “оформление документов при приеме на работу работников” - 10 (в т. ч. заполнение учетной, алфавитной, личной карточек, составление приказа, запись в трудовую книжку и пр.).

Метод труда характеризует способ выполнения трудового процесса работником для получения максимального результата при минимальных затратах рабочего времени и устойчивой работоспособности в течение рабочего времени.

Методы труда любого работника в значительной мере определены организацией его рабочего места, выбранными формами разделения и кооперации трудовых функций (работ), технологией и другими моментами, регламентирующими трудовой процесс. Однако применение рациональных приемов и методов выполнения конкретной работы во многом зависит от самих работников. Например, при ведении дневника времени работник может успешнее определить приоритетность решения тех или иных задач, выполнения соответствующих операций, решить вопросы делегирования отдельных работ (функций) без освобождения от ответственности (особенно важно для руководителя), учитывать использование рабочего времени и определять причины его потерь, принимать соответствующие меры, достигать оптимальную работоспособность в рамках естественного ритма с учетом своих особенностей и т. п.

Большое значение имеет применение рациональных методов работы в сфере информации и коммуникаций. Так, обработка информации может быть упорядочена, систематизирована и ориентирована на эффективное достижение задачи при применении различных методов и приемов выполнения тех или иных функций (работ). Это влияет на сроки выполнения работ, их своевременность и достоверность результатов при передаче другим работникам в условиях принятого разделения и кооперации трудовых обязанностей и т. п. В сфере коммуникаций для успешной работы персонала кадровой службы необходимо применять рациональные способы проведения совещаний, приема посетителей, ведения телефонных переговоров и корреспонденции и др. Эти вопросы широко рассматриваются в специальной литературе по управлению персоналом, но, на наш взгляд, без достаточной ориентировки их решения на конечные результаты как по существу, так и по затратам рабочего времени исполнителя функций кадрового менеджмента.

Анализ организации кадровой работы по реализации системы мотивации персонала на предприятии

Мотивация - совокупность внутренних и внешних движущих сил, побуждающих человека к деятельности, задающих границы, формы, степень интенсивности деятельности, уровень затраты усилий, старания, добросовестности...

Внутренняя среда деятельности гостиничного предприятия

Руководитель службы номерного фонда несет ответственность за работу персонала по поддержанию чистоты и порядка в жилых и общественных, административно - хозяйственных (служебных, подсобных, технических, складских, бытовых) помещениях...

Деятельность кадровой службы

Кадровая служба и ее место в современных условиях

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии - создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей...

Кадровая служба на предприятии

По общему правилу в каждой организации должна быть создана кадровая служба в форме самостоятельного структурного подразделения. Название кадровой службы может быть различным, например, отдел кадров, или...

Нормирование труда работников кадровой службы

Совершенствование организации труда работников кадровых служб по основным направлениям непосредственно связано с решением задач нормирования, т. е. изучением...

Нормирование труда работников кадровой службы

Основными задачами нормирования труда работников кадровой службы являются: ? установление необходимых затрат времени на выполнение отдельных работ (функций) теми или иными работниками в соответствии с должностными обязанностями; ?...

Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере Акционерного общества "Информационные спутниковые системы"

АО «Информационные спутниковые системы» имени академика М.Ф. Решетнева - одно из ведущих предприятий российской космической отрасли. В своей деятельности Общество руководствуется законодательством Российской Федерации...

Организация и оперативное управление кадровой службой предприятия (на примере ООО ПКФ "Антек")

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии - создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей ...

Организация работы кадровой службы

Работникам кадровых служб, как и работникам других структурных подразделений организации, ТК РФ гарантирует: · государственное содействие системной организации нормирования труда; · применение систем нормирования труда...

Организация работы кадровых служб Республики Беларусь на примере предприятия ООО "БелКрус"

Кадровыми вопросами в ООО «БелКрус» занимается менеджер по персоналу во взаимодействии с директором предприятия и работниками бухгалтерии...

Организация работы современной кадровой службы

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии - создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. Майоров И.В...

Совершенствование деятельности службы управления персоналом

Основу модели современной службы управления персоналом в настоящее время составляют возрастающая роль личности работника, знание его мотивационных установок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами...

Совершенствование работы службы персонала в гостинице ОАО "Садко Отель Хилтон Москоу Ленинградская"

Управление людьми имеет чрезвычайно важное значение для всех организаций - больших и малых, коммерческих и не коммерческих, промышленных и тех что функционируют в сфере услуг. Без людей нет организации...